Une tâche titanesque et une plus-value pour tous

11 mai 2018 agvs-upsa.ch – L’assemblée générale d’ESA est un événement incontournable de la branche automobile suisse. Les préparatifs battent leur plein depuis des mois. Matthias Krummen, responsable des services de management et de la communication d’ESA, supervise l’ensemble de l’événement. AUTOINSIDE a discuté avec lui des aspects désormais routiniers de l’organisation et des écueils possibles.

sco. Matthias Krummen, à l’occasion de son assemblée générale du 16 mai à Interlaken, ESA s’apprête à nouveau à accueillir quelque 1000 copropriétaires, clients et invités. L’organisation d’un tel événement représente-t-elle toujours un défi ou ­êtes-vous désormais bien rodés?
Matthias Krummen, responsable des services de management et de la communication : Les deux je dirais, mais elle implique surtout une charge de travail qu’il ne faut pas sous-estimer.  Avec le Salon de l’auto, l’assemblée générale représente le plus important événement de l’année pour ESA. La partie statutaire de l’AG est un acte formel. Les membres de la coopérative fixent la répartition des bénéfices, valident la rémunération du capital de la coopérative et élisent les autorités d’ESA. J’ai la chance de pouvoir compter au sein d’ESA sur une équipe du comité d’organisation bien rodée. Par ailleurs, le Kursaal d’Interlaken connaît à présent bien nos besoins.

Calculez-vous le nombre de jours-hommes qu’ESA consacre à la préparation de cet événement ?
Non, c’est difficile à quantifier. L’équipe du CO s’implique dans l’AG parallèlement à l’activité quotidienne, mais nous n’avons jamais comptabilisé qui passe combien d’heures à quoi. Nous sommes environ 50 collaborateurs sur place lors de l’événement. L’AG est l’occasion idéale de rencontrer des clients, d’entretenir des contacts et de passer une bonne soirée avec nos copropriétaires.
 
Quel est le délai d’exécution de cet événement ?
La planification opérationnelle commence environ un an avant l’AG : nous fixons d’abord la date, en tenant compte des autres manifestations de la branche et des jours fériés. Il faut ensuite chercher et étudier des lieux adaptés.  À l’été et à l’automne, nous nous occupons de l’invitation, de la liste des participants, de la préparation des documents et de toute la procédure d’inscription.
 
Le choix du lieu semble définitivement fixé sur Interlaken. Quels sont les avantages de son Kursaal ?
Le site d’Interlaken se prête parfaitement à l’événement et les infrastructures du Kursaal répondent idéalement à nos attentes : nous avons besoin d’un local pour un café d’accueil d’environ 700 personnes, d’une salle pour l’assemblée en tant que telle, d’une autre pour le cocktail qui suit et d’une troisième pour le repas du soir, auquel un millier d’invités sont conviés, soit trois pièces différentes qui doivent répondre à nos exigences. La situation géographique d’Interlaken est également intéressante, la ville étant facilement accessible depuis la Suisse romande et la région de Berne, la Suisse centrale, ainsi que la région de Zurich et la Suisse orientale.

Y a-t-il des écueils ?
Bien sûr. Tout d’abord, la technique doit fonctionner. La langue représente par exemple une difficulté, car nous proposons des traductions simultanées en allemand et en français. Au niveau culinaire, la qualité doit être au top. Compte tenu du grand nombre d’invités, le facteur temps ne doit par ailleurs pas être sous-estimé. Nous servons en un laps de temps très court un menu à trois plats à 1000 invités. Le traditionnel vacherin glacé et le café sont servis vers 21 h. Le planning est presque fixé à la minute près. Il y a une différence entre un repas servi à table dans les règles de l’art à 1000 personnes et un buffet dînatoire où chacun se sert. Nous souhaitons gâter nos membres lors de l’assemblée générale.
 
Un mot sur la partie divertissement : il y a un an, vous avez invité l’alpiniste de l’extrême Daniel Arnold, qui a proposé une conférence exceptionnelle.  Le groupe a capella Bliss est prévu cette année. Selon quels critères choisissez-vous le divertissement ?
Nous souhaitons offrir à nos invités un programme varié et nous posons la question suivante : qu’est-ce qui anime la branche, qu’est-ce qui pourrait l’inspirer ? Nous avons déjà proposé des conférences de Jean-Claude Biver, président de Hublot, ou encore de Lino ­Guzzella, professeur à l’EPF. Mais nous souhaitons également offrir du divertissement afin que les participants puissent se détendre. Un bon mélange et un programme varié d’année en année sont des points importants. Le conseil d’administration et la direction choisissent la partie divertissement d’un commun accord.
 
Dans quelle mesure le programme détermine-t-il le nombre de participants ?

Cet aspect est tout aussi important que la météo. Et parfois, on a de la chance, comme cette fois où nous avons engagé « Oesch’s die Dritten » et que le groupe a remporté un grand prix de musique folklorique après la réservation, mais avant l’AG.
 
L'assemblée générale d'ESA, 16 mai à Interlaken

Dès 13 h 30 :
Arrivée des copropriétaires et des invités au Kursaal d’Interlaken, café et biscuits.
15 h 00:
Début de l’assemblée générale dans la salle des congrès d’Interlaken
Dès 17 h 30:
Cocktail dans le foyer de la salle des congrès ou dans le jardin du Kursaal (selon la météo)
18 h 30:
Début du repas du soir
21 h 30:
Fin de la manifestation
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